MIS là gì? lợi ích, thành phần và cấu trúc quản lý MIS trong doanh nghiệp là như thế nào? Cùng S4S đi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé. Để từ đó giúp bạn quản lý thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt, cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn.
Mis là gì?
MIS là viết tắt của Management Information System, có nghĩa là Hệ thống thông tin quản lý. Đây là hệ thống được thiết kế để thu thập, xử lý và phân phối thông tin cho các nhà quản lý trong một tổ chức. Hệ thống này giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cho họ thông tin chính xác và kịp thời về các hoạt động của tổ chức.
Lợi ích hệ thống thông tin quản lý MIS mang lại trong doanh nghiệp
Với hệ thống thông tin quản lý MIS, những công việc thông thường như trao đổi hợp đồng hay giao nhiệm vụ, phân quyền, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch công việc. .. tất cả sẽ được tập hợp lên một hệ thống đồng nhất. Mỗi thành viên sẽ được cấp tài khoản riêng biệt để truy nhập vào quản lý những thông tin cần thiết cho công việc chung. Người quản lý có thể phân quyền hoặc hạn chế quyền để quản lý thông tin tốt hơn.
Hệ thống thông tin quản lý MIS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Cải thiện việc ra quyết định:
- MIS cung cấp cho các nhà quản lý thông tin chính xác và kịp thời về các hoạt động của doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- MIS giúp phân tích dữ liệu và xác định các xu hướng, từ đó giúp các nhà quản lý dự đoán được các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp phòng ngừa kịp thời.
- Tăng hiệu quả hoạt động:
- MIS giúp tự động hóa các quy trình thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- MIS giúp cải thiện việc phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp tăng hiệu quả hoạt động.
- Giảm chi phí hoạt động:
- MIS giúp tự động hóa các quy trình thủ công, giúp tiết kiệm chi phí nhân công.
- MIS giúp cải thiện việc quản lý hàng tồn kho, giúp giảm thiểu lãng phí.
- MIS giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí.
- Tăng lợi thế cạnh tranh:
- MIS giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí, từ đó tăng lợi thế cạnh tranh.
- MIS giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.
- MIS giúp doanh nghiệp phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.
- Một số lợi ích khác:
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: MIS giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: MIS giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
- Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: MIS giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác.
Tính năng của hệ thống thông tin quản lý
Thu thập thông tin
Khi nắm rõ MIS là gì, người điều hành có thể phát triển hệ thống quản trị nhằm thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết. Ví dụ, việc số hoá thông tin liên quan đến tài chính như thu nhập hay mức phí chi tiêu mỗi tháng sẽ được xem xét ngay lập tức.
Dữ liệu này được phân loại theo từng phòng ban chuyên môn hoặc nhân sự đảm nhiệm. Nhờ vậy, người quản lý theo dõi, xác định được vấn đề cần cải tiến và thông báo cho nhân sự phụ trách cải tiến tức thời.
Ngoài ra, về phía nhân sự cũng nắm bắt dữ liệu liên quan đến ca làm việc hay thời hạn phải hoàn thành hợp đồng, đơn hàng trên hệ thống MIS.
Xuất bản báo cáo kinh doanh
Một trong những tính năng được đánh giá cao nhất của MIS là khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, hệ thống sẽ loại bỏ dữ liệu trùng lặp, trình bày các dữ liệu dưới dạng biểu đồ dễ dàng phân tích, đánh giá nhất. Tuỳ theo đặc thù và yêu cầu của công việc mà hình thức trình bày báo cáo có thể thay đổi để người dùng sử dụng thuận lợi.
Hỗ trợ nghiệp vụ truyền thông
Bên cạnh những ưu điểm trên, MIS cũng hỗ trợ đội ngũ PR – Marketing thực hiện truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Nhân viên có thể chỉnh sửa, chia sẻ các sự kiện và truyền tải thông điệp của ban lãnh đạo đến toàn thể doanh nghiệp.
Tạo cơ sở cho người lãnh đạo ra quyết định chiến lược
Mục tiêu cuối cùng mà hệ thống thông tin quản lý hướng tới là giảm áp lực, tăng độ chính xác trong việc ra quyết định của người lãnh đạo. Bởi lẽ, với cơ sở dữ liệu logic, người đứng đầu sẽ đưa ra quyết định chính xác về các vấn đề điều hành và quyết định đúng đắn cho dù ở bất cứ đâu.
Thành phần cơ bản của hệ thống MIS là gì?
Nền tảng của hệ thống thông tin MIS
- Khái niệm, kiến thức chung về hệ thống MIS.
- Vai trò của việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin trong doanh nghiệp đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông
-
Hệ thống thông tin quản lý văn phòng: Thông tin phục vụ công việc hành chính văn phòng, soạn thảo hợp đồng, sắp xếp hồ sơ, thông báo nội bộ. ..
-
Hệ thống thông tin trong quản lý kho: Thông tin sử dụng cho nghiệp vụ mua hàng hoá, quản lý tồn kho, tài chính kế toán. ..
- Hệ thống thông tin phục vụ quá trình quyết định của nhà quản lý: Tổng hợp các thông tin có khả năng phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ quá trình quyết định “sống còn” của nhà quản lý.
Quản lý công nghệ thông tin
- Đảm bảo hệ thống IT hoạt động ổn định và hiệu quả.
- Bảo vệ dữ liệu và hệ thống IT khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.
- Sử dụng IT để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Cấu trúc hệ thống MIS
Tầng dữ liệu
Tầng dữ liệu là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu được sử dụng bởi hệ thống MIS.
Dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như:
- Giao dịch kinh doanh
- Hoạt động của nhân viên
- Khách hàng
- Thị trường
Tầng thông tin
Tầng thông tin là nơi dữ liệu được xử lý và chuyển đổi thành thông tin hữu ích cho các nhà quản lý.
Thông tin có thể được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau, chẳng hạn như:
- Báo cáo
- Biểu đồ
- Đồ thị
7 loại hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cần lưu ý
Kiểm soát quy trình vận hành
- Giúp theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất, vận hành trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động.
- Giảm thiểu sai sót và lãng phí.
Hệ thống báo cáo quản lý
- Cung cấp thông tin tổng quan về hoạt động kinh doanh cho các nhà quản lý.
- Giúp theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định sáng suốt.
- Có thể bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo sản xuất, v.v.
Kiểm soát hàng tồn kho
- Theo dõi số lượng và giá trị hàng tồn kho.
- Giúp quản lý hiệu quả việc nhập xuất kho.
- Tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Hệ thống bán hàng và tiếp thị
- Quản lý các hoạt động bán hàng và tiếp thị.
- Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing.
- Tăng doanh thu và lợi nhuận.
Hệ thống nhân sự
- Quản lý thông tin nhân viên, bao gồm lương bổng, nghỉ phép, đào tạo, v.v.
- Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
Hệ thống tài chính kế toán
- Ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính.
- Lập báo cáo tài chính theo quy định.
- Giúp theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống giao dịch
- Xử lý các giao dịch kinh doanh, bao gồm bán hàng, thanh toán, mua hàng, v.v.
- Tăng tốc độ và hiệu quả của các giao dịch.
- Giảm thiểu sai sót.
Lưu ý khi lựa chọn hệ thống thông tin quản lý:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp.
- Lựa chọn hệ thống phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
- Đảm bảo hệ thống có thể tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả.
Tổng kết
Như vậy, qua bài viết trên S4S đã đưa bạn đi tìm hiểu chi tiết về MIS là gì? Lợi ích, thành phần và cấu trúc quản lý MIS trong DN. Hy vọng, bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn.
Hãy đăng nhấn vào nút đăng ký dưới đây nếu bạn cần được hỗ trợ
Bạn cũng có thể nhắn tin trực tiếp qua Fanpage: S4S – Gia sư hỗ trợ sinh viên thương mại điện tử và tham gia Group: Học và Hỏi Digital Marketing TMĐT – S4S.
