Quy trình mua hàng là gì luôn là câu hỏi được các nhà marketing quan tâm. Quy trình mua hàng là một trong nhưng insight mà seller hay người bán hàng phải nắm rõ để làm tăng khả năng mua của khách hàng. Bởi vậy mà trong bài viết này S4S sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về Quy trình mua hàng là gì? Chi tiết từng bước quy trình mua hàng.
Quy trình mua hàng là gì?
Mua hàng là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ. Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng nó có thể bị nhầm lẫn với các lĩnh vực mua sắm khác.
Quy trình mua hàng là các bước mà công ty phải trải qua khi mua hàng hóa và dịch vụ. Một công ty có quy trình mua hàng rõ ràng sẽ giúp công có được nhiều lợi ích mà doanh nghiệp không thể ngờ tới.
Khi xem xét một cách tổng thể, quy trình mua hàng được mô tả tốt hơn là quy trình mua hàng để trả tiền (P2P). Ở cấp độ cơ bản nhất, quy trình này có thể đơn giản như thực hiện một giao dịch.
Trong quy trình P2P, các nhóm thu mua yêu cầu hàng hóa và dịch vụ thông qua chuỗi cung ứng của bạn, giống như cách người tiêu dùng có thể nghiên cứu và mua thiết bị tốt nhất cho ngôi nhà của họ.
Ưu điểm, nhược điểm của quy trình mua hàng
Tiết kiệm chi phí
Quá trình mua hàng giống như siêu anh hùng tiết kiệm tiền của bạn. Nó cho phép bạn so sánh giá cả, tìm kiếm giảm giá và đàm phán giao dịch. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhận được kết quả tốt nhất cho số tiền của mình.
Với một quy trình có cấu trúc tốt, bạn có thể tránh mua sắm bốc đồng và đảm bảo bạn tiêu tiền một cách khôn ngoan.
Đảm bảo chất lượng
Bạn muốn chắc chắn rằng những gì bạn mua là xứng đáng với số tiền bạn bỏ ra. Quy trình mua hàng phù hợp cho phép bạn nghiên cứu và đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nó cho phép bạn đưa ra những quyết định sáng suốt, giúp bạn không phải mua những sản phẩm kém chất lượng hoặc dịch vụ kém chất lượng có thể khiến bạn thất vọng.
Bảo vệ pháp lý
Quy trình mua hàng hiện đại đóng vai trò là lá chắn pháp lý của bạn. Nó nêu rõ các điều khoản và điều kiện mua hàng của bạn, điều này có thể rất quan trọng nếu có vấn đề phát sinh.
Nó đảm bảo rằng cả bạn và người bán đều có cùng quan điểm, giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc tranh chấp. Nếu có sự cố xảy ra, một quy trình rõ ràng có thể là tấm vé giúp bạn có được giải pháp công bằng.
Hiệu quả và quản lý thời gian
Thời gian rất quý giá và quy trình mua hàng có cấu trúc sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian. Nó hợp lý hóa các hoạt động mua sắm hoặc thu mua của bạn, giúp toàn bộ quá trình nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Bạn sẽ không lãng phí thời gian chạy từ cửa hàng này sang cửa hàng khác hoặc không ngừng tìm kiếm sản phẩm trực tuyến. Thay vào đó, bạn thực hiện theo một kế hoạch được tổ chức tốt giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Minh bạch và trách nhiệm giải trình
Quá trình mua hàng giống như một cửa sổ minh bạch về chi tiêu của bạn. Nó giữ cho mọi thứ luôn mở và dễ nhìn, cần thiết cho hoạt động tài chính cá nhân và hoạt động kinh doanh. Tính minh bạch này làm giảm nguy cơ gian lận hoặc sai sót trong giao dịch mua hàng của bạn.
Bạn biết tiền của mình sẽ đi đâu, tại sao bạn tiêu nó và ai chịu trách nhiệm cho từng bước của quy trình.
Xem thêm: Quy trình mua hàng trên di động là gì? Các yếu tố ảnh hưởng
Nếu như các bạn còn thắc mắc ngoài câu hỏi Quy trình mua hàng là gì? Thì có thể đăng ký form đăng ký hỗ trợ dưới đây để được giải đáp thắc mắc ngay.
Các bước trong quy trình mua hàng
Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Trước khi việc mua hàng có thể xảy ra, nhu cầu kinh doanh phải được xác định. Nhu cầu cần giải quyết một vấn đề cụ thể và được người yêu cầu mua hàng hoặc nhóm mua sắm ghi lại. Nhóm mua sắm có thể làm việc với các nhóm khác về cách giải thích tốt nhất nhu cầu và ghi lại nhu cầu đó.
Ví dụ: Một công ty gần đây đã áp dụng chính sách ưu tiên từ xa có thể cần phần mềm hội nghị truyền hình tiên tiến hơn. Nhóm vận hành có thể tự xác định và tìm nguồn công cụ tốt nhất hoặc có thể làm việc với bộ phận mua sắm để hiểu và ghi lại chính xác những gì cần thiết và lý do trước khi tìm nguồn cung ứng công cụ tốt nhất.
Bước 2: Tham khảo giá
Tham khảo giá với các bên khác trước khi đưa ra ý định mua hàng( đối với người mua). Hay đưa ra giá bán phù hợp sau khi tham khảo giá (đối với người bán rất quan trọng).
Việc tham khảo giá giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền lớn và giúp cho bạn mua được sản phẩm với giá cả hợp lý và bán ra thị trường mang lại lãi suất cao.
Bước 3: Xem xét báo giá từ nhà cung cấp
Việc sàng lọc giá mua đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua hàng của công ty đều chính xác, không vượt quá ngân sách và quan trọng nhất là thực sự cần thiết.
Việc minh bạch, rõ ràng trong mua hàng luôn là việc phải làm để kiểm soát được tài chính của cá nhân hay doanh nghiệp của bạn.
Bước 4: Phê duyệt báo giá
Sau khi biết được giá phải trả cho đơn hàng, bạn cần kiểm tra mặt hàng, chất lượng hàng hoá phải được đảm bảo và phải được phê duyệt từ cả hai phía.
Giấy tờ rõ ràng sẽ là văn bản phê duyệt có tác dụng cao nhất. Vì vậy hãy làm việc và kiểm tra hàng hoá khi đã có giấy tờ, văn bản rõ ràng.
Bước 5: Thoả thuận hợp đồng và yêu cầu kiểm hàng
Đôi khi, tất cả các ô có thể được chọn ngoại trừ giá cả hoặc điều khoản thanh toán. Bạn cần kiểm tra kỹ từng điều khoản trong hợp đồng, điều này giúp bạn không bị thiệt trong nhiều khoản chi tiêu.
Ví dụ: Chất lượng có thể cần được cải thiện, nhưng nhà cung cấp có thể là người duy nhất có thể đáp ứng nhu cầu vào một thời điểm nhất định. Trong trường hợp này, người quản lý mua hàng sẽ cố gắng thương lượng tổng số tiền mua hàng hợp lý hơn.
Bước 6: Nhập kho
Sau khi tất cả các hợp đồng đã được phê duyệt, nhóm mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng dựa trên các chi tiết của yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt và gửi đến nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp đã chọn để điền vào đánh giá nhà cung cấp.
Bước 7: Thanh toán và hoàn tất đơn hàng
Yêu cầu mua hàng được chuẩn bị để phê duyệt lần cuối nếu mọi bước của quy trình, bao gồm chi phí, giao hàng và quy trình thanh toán, đều tuân thủ các thông số kỹ thuật. Nếu bị từ chối, nhóm mua hàng sẽ thông báo cho người yêu cầu hoặc cố gắng tìm nguồn hoặc nhà cung cấp khác.
Việc người quản lý bộ phận thiếu sự chấp thuận, giao dịch mua trùng lặp, chi phí cao và không cung cấp đủ giá trị cho công ty là một số lý do khiến đơn hàng có thể bị từ chối.
Có thể bạn quan tâm: Điểm chạm khách hàng là gì? Cách xây dựng điểm chạm khách hàng
Những lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng là bước quan trọng để xác định rõ nhu cầu của bạn và đặt mục tiêu cụ thể cho quá trình mua sắm. Dưới đây là một số điều bạn nên xem xét khi lập kế hoạch:
– Xác định nhu cầu: Đặt ra câu hỏi về những gì bạn thực sự cần. Điều này giúp bạn tập trung vào việc tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp.
– Xây dựng ngân sách: Xác định số tiền bạn có thể chi trả và xây dựng ngân sách dựa trên nhu cầu của bạn.
– Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu về các sản phẩm, dịch vụ và nhà cung cấp có sẵn trên thị trường. Điều này giúp bạn chọn lựa một cách thông tin và linh hoạt.
Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi đã lập kế hoạch, bước tiếp theo là chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của bạn. Đây là những điều cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Đánh giá uy tín: Kiểm tra đánh giá và phản hồi từ khách hàng trước đây để đảm bảo rằng nhà cung cấp có uy tín và chất lượng dịch vụ.
- So sánh giá cả: So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội giảm giá nào.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của bạn
Theo dõi tình hình hoạt động của nhà cung cấp
Việc theo dõi tình hình hoạt động của nhà cung cấp giúp bạn đảm bảo rằng mối quan hệ kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ và có lợi ích:
Liên lạc thường xuyên: Thảo luận định kỳ với nhà cung cấp để cập nhật thông tin và giải quyết vấn đề kịp thời.
Đánh giá định kỳ: Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng.
Tổng kết
Hi vọng bài viết trên S4S đã giúp bạn hiểu được Quy trình mua hàng là gì? Các bước trong quy trình mua hàng. Hiểu được về quy trình mua hàng giúp bạn có được sự hiệu quả và ổn định trong kinh doanh.
Theo dõi ngay S4S – Gia sư hỗ trợ sinh viên TMĐT và Học và Hỏi Digital Marketing TMDT – S4S để biết thêm những thông tin thú vị bạn nhé.
